Das Meldeverfahren

Grenzüberschreitend tätig werdende Unternehmen müssen sich früher oder später mit dem Thema Bewilligungen auseinandersetzen. Darunter fällt im weitesten Sinn auch das Meldeverfahren.

Werfen wir zuerst einen kurzen Blick auf die Statistik der vergangenen 4 Jahre:

Gemäss der Statistik des Staatssekretariats für Migration SEM[1] wurden im Dezember 2019 insgesamt 45'760 Personen im Meldeverfahren erfasst. Davon entfielen 13'538 Meldungen auf die Kategorie der entsandten Personen mit einer maximalen Einsatzdauer von 90 Tagen pro Kalenderjahr. Corona bedingt ging die Zahlung dieser Entsendungen im Dezember 2020 auf 9'500 zurück. Im Dezember 2022 lag die Zahl bei rund 11'300. Sie liegt damit noch hinter dem Stand von Dezember 2019 zurück.

Mit diesem Artikel möchten wir gewisse Punkte das Meldeverfahren betreffend in Erinnerung rufen, die unserer Erfahrung nach zu wenig oder gar nicht beachtet werden, oder auf Fehler, welche uns in der Praxis begegnen, hinweisen.

Beim Meldeverfahren handelt es sich um ein vereinfachtes Tool, um Kurzeinsätze mit einer Vorlaufzeit von 8 Kalendertagen zu melden. Mit wenigen Klicks kann ein Unternehmen auf dem entsprechenden Portal ein Profil anlegen und nach Aktivierung des Kontos, mit der Erfassung von Meldungen beginnen. Die in vier Sprachen zur Verfügung stehende Wegleitung leistet entsendenden Unternehmen dabei sehr gute Unterstützung.

Die zur Verfügung stehenden Tage des Meldeverfahrens sollten aus unserer Sicht jedoch frühzeitig in die Planung der grenzüberschreitenden Projekte miteinbezogen und nicht isoliert betrachtet werden. Für welche Arten von Einsätzen eignet sich das Meldeverfahren für das Unternehmen? Bei welchen Mitarbeiterenden wird es aufgrund ihrer Tätigkeit auf eine Bewilligung hinauslaufen? Das sind Fragen, mit welchen sich ein grenzüberschreitend tätiges Unternehmen auseinandersetzen muss.

Ob es bei Entsendungen im Rahmen des Meldeverfahrens bleibt oder die Einholung einer Bewilligung notwendig wird, die Themen, mit welchen sich ein Unternehmen im Vorfeld beschäftigen muss, bleiben die gleichen - die Auseinandersetzung mit den Lohn- und Arbeitsbedingungen in der Schweiz.

Die Auslagerung einzelner Meldungen an einen Dienstleister macht aus unserer Sicht wenig Sinn. Da jede Firma und auch jeder Mitarbeiter lediglich über eine begrenzte Anzahl Tage verfügt, ist es wichtig, die Übersicht zu behalten. Auf der jeweils ausgelösten Meldebescheinigung wird die Anzahl der noch verfügbaren Meldetage angegeben. Nichtsdestotrotz zählt die Behörde die gemeldeten Tage nicht mit. Der entsendende Betrieb darf sich auf diese Zahl nicht abstützen. Aufgrund von Projektverschiebungen, Krankheit eines Mitarbeiters, etc., können sich rasch Änderungen ergeben. Bereits gemeldete Tage können unter Umständen wieder gutgeschrieben werden. Eine Änderung muss allerdings unverzüglich gemeldet werden. Sind mehrere Stellen involviert, besteht die Gefahr von verspäteten Meldungen.

Bei der Erstellung von Meldungen sind sensible Personendaten im Spiel, was bei einer Auslagerung des Meldeverfahrens an einen Dienstleister nicht vergessen gehen sollte.

[1] https://www.sem.admin.ch/sem/de/home/publiservice/statistik/auslaenderstatistik/monitor.html

Fehler beim Lohn:

Gerade weil es vermeintlich einfach zu handhaben ist, wird das Meldeverfahren im Vorfeld vernachlässigt. Weshalb ist dies nicht empfehlenswert?

Es wird z.B. der aktuell im Ausland bezahlte (Stunden) Lohn angegeben und nicht der massgebende Schweizer Lohn. Grund dafür ist vermutungsweise einerseits das fehlende Verständnis, was das Meldeverfahren darstellt und Zeitnot andererseits, weil ein Einsatz unmittelbar bevorsteht.

Bevor die Meldung ausgelöst wird, müssen diverse Häkchen gesetzt bzw. gegenüber der Behörden Fragen beantwortet werden. Nebst der Abfrage einer möglicherweise bereits vorhandenen Mehrwertsteuernummer, muss das entsendende Unternehmen auch bestätigen, dass es sich mit den Schweizer Arbeitsbedingungen, einschliesslich mit dem Lohnniveau in der entsprechenden Branche, auseinandergesetzt hat.

Mangels Zeit wird die Maske oft mit einem nicht korrekt berechneten Stundenlohn befüllt und zudem unzutreffend das Häkchen gesetzt, dass sich das Unternehmen mit den Schweizer Arbeitsbedingungen auseinandergesetzt hat. Das ist eine schlechte Ausgangslage für eine mögliche später stattfindende Kontrolle.

Eine Kontrolle der Arbeitsbedingungen kann im Übrigen auch auf schriftlichem Weg und nicht zwingend am Einsatzort erfolgen.

Fazit:

Für ein grenzüberschreitend tätig werdendes Unternehmen sollte eine Auseinandersetzung mit den Lohn- und Arbeitsbedingungen in der Schweiz im Zentrum stehen, in zweiter Linie, die Entscheidung darüber, welche Arbeitseinsätze im Rahmen des Meldeverfahrens oder einer Bewilligung erbracht werden sollen. Die Durchführung des Meldeverfahrens ist mit einer soliden Vorbereitung gut zu handhaben. Gerne beantworten wir Ihre spezifischen Fragen zu den Schweizer Lohn- und Arbeitsbedingungen als auch zum Meldeverfahren.